Jak dawać świąteczne upominki pracownikom i kontrahentom bez problemów podatkowych?

Świąteczne upominki dla pracowników i kontrahentów rozlicza się według różnych zasad. Prezent dla pracownika jest co do zasady jego przychodem ze stosunku pracy, od którego trzeba pobrać zaliczkę na podatek i zwykle naliczyć składki ZUS, chyba że świadczenie pochodzi z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i mieści się w ustawowym limicie zwolnienia. Upominki dla kontrahentów to najczęściej koszty reprezentacji, których nie można zaliczyć do kosztów podatkowych, natomiast drobne gadżety z logo firmy mogą być kosztem reklamy. Do tego dochodzi VAT: przekazanie prezentu z majątku firmy wymaga naliczenia podatku, chyba że jest to prezent o małej wartości w rozumieniu ustawy.

Listopad to ostatni moment na zaplanowanie upominków. Zamówienia z nadrukiem logo realizuje się często kilka tygodni, a decyzje podjęte w pośpiechu w grudniu kończą się korektami w księgach. Poniżej porządkujemy najważniejsze zasady. Szczegóły zawsze warto potwierdzić z księgowym, bo przepisy i interpretacje się zmieniają.

Prezenty dla pracowników: PIT i składki ZUS

Każde świadczenie, które pracownik otrzymuje od pracodawcy, pieniężne lub rzeczowe, jest dla niego przychodem ze stosunku pracy. Dotyczy to paczek świątecznych, bonów i kart podarunkowych, biletów czy upominków rzeczowych. Pracodawca dolicza wartość prezentu do wynagrodzenia, pobiera zaliczkę na podatek i co do zasady nalicza składki.

Inaczej wygląda sytuacja, gdy upominki finansuje zakładowy fundusz świadczeń socjalnych. Świadczenia rzeczowe i pieniężne z funduszu są zwolnione z podatku do określonej kwoty rocznie na pracownika, a przyznaje się je według regulaminu funduszu, z uwzględnieniem sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej pracownika. Oznacza to, że świąteczna paczka z funduszu nie może być równa dla wszystkich bez względu na dochody, jeśli regulamin przewiduje kryterium socjalne.

Źródło upominku	Podatek u pracownika	Na co uważać
środki obrotowe firmy	przychód ze stosunku pracy, zaliczka na PIT	zwykle także składki ZUS
zakładowy fundusz świadczeń socjalnych	zwolnienie do ustawowego limitu rocznego	przyznanie według kryterium socjalnego z regulaminu
drobny gadżet firmowy rozdawany wszystkim	zależnie od wartości i charakteru świadczenia	warto potwierdzić z księgowym

Popularne karty podarunkowe i bony do sklepów są traktowane podobnie jak gotówka. Ich wartość jest przychodem pracownika w dniu wręczenia, a jeśli finansuje je fundusz socjalny, obowiązują te same zasady przyznawania co przy paczkach. Warto pamiętać też o osobach na urlopie macierzyńskim czy długim zwolnieniu, żeby nikt nie poczuł się pominięty.

Upominki, które trafiają do pracowników, są jednocześnie częścią budowania wizerunku pracodawcy. Często bardziej docenia się upominek dopasowany do zespołu niż drogi, ale bezosobowy zestaw. O dbaniu o relacje z zespołem piszemy w tekście budowanie marki pracodawcy - employer branding dla małych firm.

Upominki dla kontrahentów: reprezentacja czy reklama

Wydatki na reprezentację, w tym na usługi gastronomiczne, zakup żywności i napojów, nie są kosztem uzyskania przychodów. Organy podatkowe często zaliczają do reprezentacji także eleganckie, drogie prezenty dla kluczowych klientów, których celem jest budowanie wizerunku i relacji. Taki wydatek firma ponosi z zysku po opodatkowaniu.

Za koszt reklamy, który można odliczyć, uznaje się natomiast zwykle upominki o niewielkiej wartości rozdawane szerszemu gronu odbiorców, opatrzone logo lub nazwą firmy, na przykład kalendarze, notesy, kubki czy długopisy. O tym, czy wydatek to reprezentacja, czy reklama, decyduje jego charakter i cel, a nie sama nazwa na fakturze. Dlatego w dokumentacji dobrze opisać, komu i w jakim celu przekazano upominki.

U odbiorcy prezent też może być przychodem. Drobne świadczenia związane z promocją lub reklamą przekazywane osobom, które nie są pracownikami darczyńcy, korzystają w określonych granicach wartości ze zwolnienia z podatku. Przy droższych upominkach dla osób fizycznych warto sprawdzić, czy firma nie musi wystawić informacji podatkowej.

VAT od prezentów i prezenty o małej wartości

Przekazanie towarów należących do firmy bez wynagrodzenia, jeśli przy ich zakupie odliczono VAT, co do zasady podlega opodatkowaniu VAT. Wyjątkiem są prezenty o małej wartości przekazywane na cele związane z działalnością firmy. Według ustawy o VAT są to:

• prezenty, których jednostkowa cena nabycia lub koszt wytworzenia nie przekracza 10 zł, bez obowiązku prowadzenia ewidencji,
• prezenty o łącznej wartości przekazanej jednej osobie w roku podatkowym nieprzekraczającej 100 zł, pod warunkiem prowadzenia ewidencji pozwalającej ustalić tożsamość odbiorcy.

Ewidencja może mieć prostą formę tabeli z nazwą odbiorcy, datą i wartością upominku. Jeśli upominek kosztuje więcej, a firma odliczyła od niego VAT, trzeba naliczyć podatek należny. Inną możliwością jest rezygnacja z odliczenia VAT przy zakupie upominków, które z góry mają trafić do kontrahentów jako prezenty.

Jak zaplanować upominki krok po kroku

1. Ustal budżet osobno na upominki dla pracowników i dla kontrahentów. Przypomnij sobie, ile wydano rok wcześniej i jak zostało to rozliczone. Pomocne zasady znajdziesz w tekście budżetowanie w małej firmie - metody i narzędzia kontroli finansowej.
2. Sprawdź regulamin funduszu socjalnego, jeśli firma go ma, i ustal, czy paczki będą z funduszu, czy ze środków firmy.
3. Podziel listę kontrahentów na odbiorców drobnych gadżetów reklamowych i nieliczne osoby, które dostaną droższy upominek.
4. Zamów upominki z wyprzedzeniem, a faktury opisz tak, by było jasne, czego dotyczą.
5. Prowadź ewidencję wydanych prezentów o małej wartości i przekaż ją księgowemu razem z fakturami.
6. Uzgodnij z księgowym ujęcie upominków dla pracowników na liście płac, zanim zostaną wręczone.

Dobrze zaplanowane upominki nie muszą być drogie. Liczy się gest i dopasowanie do odbiorcy, a porządek w dokumentach oszczędza nerwów przy rozliczeniu roku.